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临沂会计初级培训:口头回复和电子邮件截图不一定作为证据。
作者:临沂会计学校排名 日期:2020年02月18日 来源:临沂银桥电脑会计培训学校刘老师 浏览:

临沂会计初级培训:口头回复和电子邮件截图不一定作为证据。

在审计工作中,有时候遇到一些不熟悉审计流程的第三方,他们回复询证函的方式可能是简单采用电子邮件的形式,甚至直接打电话口头告知结果,那么这种方式得到的回复能否作为审计证据呢?可能大家会觉得,口头回复不太可靠,一般不能作为证据加以使用;但电子邮件进行截图还是比较常用的,基本上可以作为证据加以使用。实际上并非如此。

一、对于电子形式收到的回函,由于一般现在数字签名、加密认证等技术并没有广泛使用,注册会计师也不是计算机信息安全方面的专家,因此如果收到电子形式的回函(比如说邮件等),首先应当考虑函证的可靠性及证据的适当性。因为电子邮件系统本身安全可靠性有待验证,特别是某些公司自己建立的邮件服务器,很可能存在被入侵的风险,而且电子邮件的发信人并没有实施实名制,所以即使看似是某个人发出的邮件,实际上也可能是他人伪造的。

如果注册会计师具备充分的理由相信这样的回函是真实的,且信息是足够安全的,那么就可以提高回函的可靠性,但注册会计师仍应当对这样的回函提供的证据保持必要的警惕。消除疑虑的方法很简单,只要通过电话联系被询证者确认信息内容是否真实,如果注册会计师认为风险很高,那就可以考虑要求对方以纸质盖章的方式来提供回函。总之,电子邮件截图能否作为证据,是需要注册会计师根据情况来做出专业判断的,而不是说一定能作为证据或者一定不能作为证据。

二、对于口头形式收到的回复,一般不能作为可靠的证据,因为口说无凭,无法将口述内容固定成审计证据列入审计档案中。即使注册会计师采用录音等形式记录口头证据,也需要同时对口述方的身份及回复权限进行验证,这将是十分麻烦的。与其做这些很可能无效的工作,还不如回归正轨,要求对方提供符合要求的回函,或者实施替代的审计证据而不考虑这种不合规的回函。

所以仅仅收到口头方式的回函,可以视为没有收到回函,注册会计师应当要求对方提供正式书面回函。如果对方拒绝,那么该口头证据只能作为注册会计师的参考意见,注册会计师要结合此意见进行有针对性的替代审计工作。例如,一般对方不愿意书面回函的,大多是对被审计单位账载值有不同意见,这时可以口头询问对方差异究竟在哪里,并且按照对方提供的线索在实施替代程序时加以重点关注。

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